我校图书馆现行自动化系统于1996年采用FOXPRO编写完成并投入使用,经过了7年的自动化探索历程。在这7年里,计算机和通讯技术飞速的发展和普及,以及我校校园网的建成开通,原有的系统已经远远置后于现代中学图书馆的要求。因为中学图书馆不仅仅只涉及到图书馆专业,同时还肩负教材征订发放以及学校阅览室、所有教师、班级的报刊征订分发工作。这样就需要一套完整的能够同时拥有三种功能的图书馆管理软件需要更新图书馆管理软件以适应我校图书馆日益突显的作为教学研究及素质教育功能。
我校图书馆计算机系统工程总的实现目标是:1.建立以馆藏目录为基础的机读书目数据库;实现馆内采购、编目、流通、文献检索等电脑化管理;建立图书馆动态网站,并接入校园网为广大师生及时提供教育教学论文、国内外新闻、电子图书、音像、书海导航等在线信息全文检索与阅读;通过互联网与兄弟学校图书馆的计算机系统联网,实现书刊资料的资源共建共享(目前东莞高级中学和莞中等已使用);2.建立教材管理数据库,及时掌握教材库存,减低教材漏订、多订造成浪费;3.建立报刊管理数据库,实现报刊征订分发一体化。网络模型选择微机多用户系统,数据库总容量包括:(1)馆藏图书文献目录8˜10万册;(2)2500名读者档案数据及流通管理数据;(3)教育教学论文、书海导读文章、电子图书、MP3音乐、电影等全文数据(约8GB);(4)建立教材及报刊征订分发数据库。
根据以上图书馆自动化管理目标,我们在网上下载了《华阜软件》中的图书馆管理、东莞某公司图书馆管理、内地某公司图书馆管理等系统的演示版。经过我们的多次实际操作演示,觉得《华阜软件》图书馆管理系统比较适合我校图书馆。它是专门根据中学图书馆的特点而编写的图书馆管理软件。华阜软件不仅仅只是图书馆管理软件,它还根据学校图书馆的工作内容设计出了“教材管理系统”和“报刊管理系统”。图书馆工作、教材管理、报刊征订分发等都是学校图书馆重要工作组成部分。华阜软件能将三套软件同时开发,这样从整体上可以说学校图书馆工作真正作到“全自动”管理。华阜图书馆管理系统软件是经过华师附中、广东广雅中学等几十所学校使用,并长期聘请图书馆一线人员作为软件测试员。通过8年的实践操作应用而不断改进,在许多学校图书馆用户使用中得到检验。
一、 图书馆管理系统
从总体软件风格设计方面看,华阜图书馆软件是专门针对学校图书馆设计的。经过了长达近10年,在许多基层学校经过无数图书馆工作人员的使用并提供许多改进方案,不断更新升级,使之成为中学图书馆软件中的佼佼者。最新版的中学图书馆管理软件是以校园网为基础通信及网络平台,利用局域网、INTERNET、SQL大型数据库开发建构的。可以对图书、光盘、音像等多种文献资料进行集中管理,系统功能全面,界面直观友好,使用方便。可以通过校园网进行电子阅览、预约借书、查询以及管理维护。软件的风格、图象、操作等都适应图书馆工作人员的习惯、操作需求、爱好。界面非常友好,给使用者一种舒适简洁的美感。常用功能提供多种操 作途径,如菜单、热键和工具条按钮等。操作中提供许多智能风格的 操作以提高操作的灵活性,并在某些必要的环境下提供流程化操作,让从未接触过它的人只要稍微讲解一下就可以著录,使没有计算机知识及图书馆软件知识的使用 者能很快得心应手,这样可以提高工作效率。
完善的功能,专门为学校图书馆设计而成:
1、从其系统内部子目录看:编目是一个图书馆的工作重点,也是用人用时最多的业务。其主要功能有查重、查缺、编辑、录入、修改删除;条码录入,图书标签自动打印、新书通报、财产登记、工作报表统计等。该系统将编辑录入与查重、复本修改合理的联系起来,使录入人员在编辑录入中能直接得到相关资料,加快录入速度。编目系统自动进行数据套入,如输入ISBN号后,系统自动将出版社及出版地输入对应地址(数据已经共享)。可以自动调用本馆分类表,可以自动给出种次号(或手工输入),同时自动标出主题词以便查询资料。查重、查缺功能也很重要,这样不会使同一本书分到不同的分类号,同时能检查出种次号缺号。图书标签的批量打印功能,节省手工书写标签的重复工作。编目查询目录可以打印新书简报,新书可以及时让师生了解。最大的优点是可以将我校原有的Foxpro编写的数据进行转换,这样可以不用闭馆就能在及短时间内完成软件、数据的过度,减少大量的录入工作。该图书馆管理软件采用标准的MARC数据格式,达到资源共享。同时本系统自带近8万图书编目共享数据,新书著录可以利用网络连接国家编目中心及下载该公司的编目数据库(Z39.50共享图书编目库)数据,为图书馆用户提供网上图书数据套录,只需用光标阅读器扫描ISBN号就能显示出著录图书的所有信息(该图书存在情况下),修改本馆信息即可,减少了大量的编目及输入工作。
2、流通系统即借还书系统。此系统最大的优点是借书和还书在一个界面,这样只需一台计算机且不用频繁转换界面就可以自动借还图书。计算机自动识别图书与借书证条码,只要在维护功能系统中设置出借书证条码范围以便将图书条码与借书证条码区分既可。借还书时自动提示有否过期图书。借出图书的催还管理及打印功能,能及时的将过期图书或即将到期图书通知读者。将公共图书馆的基本功能与学校图书馆的性质很好的融合在一起,还根据中学图书馆特点设置无证借书(此功能主要针对教师)、过期或遗失图书馆交罚款可自动显示金额及找零。借书证录入可与教务处新生数据共享,成批进行借书证录入,这样在新生办理借书证时可以在最短时间内办理好书证。
3、具有强大查询统计功能,这是其他软件所不能比拟的。该功能包含了所有“学校评估”图书馆所需的数据统计。只要评估人员说出所需统计报表,操作人员即刻就可以调阅并打印出来。本系统包括图书查询、书目总库分类统计、图书借阅统计、工作量统计等。报表统计都以直观的图表显示且能打印。根据学校特点设置年级借阅排行榜,可以及时了解学生的阅读倾向,及时调整图书采购比例和指导学生阅读。
4、维护功能。该功能也是华阜软件的一个独特之处。主要有图书分类、存放地点、图书装订类型、读者对象、假期设置、借还书参数设置、拥护管理、数据备份、毕业班借书证注销管理等。本子系统主要是对各种公用参数进行设置,使之与录入各种数据时参数相对应,以减少工作量,加快输入。该功能将公共图书馆与学校图书馆很好的区分开来:公共馆的读者群是固定的,而学校读者却是“铁打的营盘,流水的兵”——每年有寒暑假且每年都有一批读者毕业。此子系统专门设置了借书证有效日期及毕业生注销功能和设置了寒暑假不过期设置。
二、Web公共书目检索及数字图书馆系统
读者可在校园网及互联网上利用通用的Web浏览器查阅图书馆所有资源。工作人员可在校园网上发布新书通报、图书催还通知、借阅热门书排行榜,读者可以在同一个界面查询图书馆藏书目录、电子图书、教育教学论文、相关新闻、图片资料、音像等,随时办理图书预约、续借手续。操作简洁方便,只要按中文提示即可多途径检索图书、教材、报刊等。只要能上网就可以通过个人自助图书馆系统随时查询个人借阅情况,远程办理预约、续借手续,修改个人密码;查询个人订阅报刊结帐单;班主任或年级组长可以及时查阅统计本班或本年级学生借阅图书馆情况,及时了解学生阅读动态把握学生学习心理。数字图书馆网站生成及信息发布系统能轻松构建一个功能强大的图书馆站点,能让管理人员在任何联网的计算机上通过帐号及密码登陆就能管理服务器上的数字信息。及时发布与更新图书馆信息,为教育教学提供高质量的信息服务。使师生不用到图书馆就能享受图书馆的所有资源。同时最大限度的利用图书馆。
三、教材及报刊管理系统
完善的售后服务与软件升级。
图书馆自动化是一门实践性很强的科学。利用计算机技术管理图书馆,会不断遇到新问题,需要在使用中不断总结经验、改进软件功能使之更合理完善。需要计算机开发人员与图书馆专业人员紧密合作将图书馆学理论、计算机技术与实践紧密结合,不断优化系统,应用新技术手段不断进行软件升级和开发系统以适应图书馆业务发展的需要。华阜图书馆管理软件应用了该公司的计算机技术力量及大量图书馆专业人员和基层学校图书馆人员共同参与,根据图书馆业务发展需要,积极拓宽图书馆自动化应用的领域,促进图书馆自动化的发展。不断采用各种新技术、新方法、新的设计思路完善图书馆自动化系统软件,在实践中不断完善软件。开发人员能根据用户要求不断改进软件,及时在网络上更新升级,不断丰富系统功能,开拓新的服务。
软件公司提供了多种切实可行的服务方案,其中包括售前咨询及安装试用版、用户培训、电话服务、上门服务和各种电子化服务(包括了网上升级和编目共享数据)。
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